Решение для адаптации новых сотрудников

Действующий HR-портал был создан на базе платформы GreenData, поэтому было решено добавить необходимый функционал непосредственно в работающую систему. GreenData – это гибкий инструмент, позволяющий масштабировать решения и вносить изменения без остановки работы сервиса.

Онбординг новых сотрудников – это важный процесс внутри компании, который совершается при устройстве нового сотрудника, для наиболее эффективного и быстрого погружения в рабочие моменты. Автоматизация данного процесса позволяет оптимизировать HR-процессы и улучшить опыт найма новых сотрудников. Процесс адаптации состоит как из формальных вопросов, таких как подготовка документов о трудоустройстве, так и из более кастомизированных запросов – обучение, доступ к инструментам, ознакомительные встречи.

Первым процессом, который был автоматизирован для онбординга новых сотрудников, стала подготовка документов. Чаще всего это типовые документы, в которых меняются только некоторые данные по сотруднику, а также формат в зависимости от грейда. Таким образом, при заведении нового сотрудника в базу HR менеджер может ввести все необходимые данные, выбрать роль сотрудника и автоматически подготовить трудовой договор и все необходимые официальные документы. После подготовки документов они автоматически уходят на согласование руководству.

Следующий процесс, который был автоматизирован – это обучение пользованию HR порталом компании. Как только получены необходимые согласования, сотруднику автоматически приходит письмо на почту со всеми данными для входа на портал, где новому сотруднику необходимо подписать пакет документов в системе электронного документооборота. После выполнения этой задачи сотрудник получает задачи на изучение корпоративных материалов и прохождение необходимых образовательных курсов, которые назначается в зависимости от департамента сотрудника и его должности. Для некоторых сотрудников предусмотрены встречи с представителями других департаментов – система интегрирована с корпоративной почтой и личными календарями, тем самым все встречи назначаются автоматически.

Всем сотрудникам компании устанавливается испытательный срок, во время которого важно следить за тем, насколько быстро и легко сотрудник погружается в рабочие процессы. Система автоматически выстраивает план испытательного срока и отслеживает прогресс сотрудника – это автоматически фиксируется и представляется в формате дашбордов. Раз в 2 недели сотрудникам автоматически отправляется опрос для оценки удовлетворенностью работой. Если оценка низкая, то система автоматически оповещает HR менеджера, и тогда уже проводится ряд встреч, где более детально выделяются проблемы и индивидуально корректируется план адаптации.

Внедрение автоматизированного онбординга новых сотрудников позволяет оптимизировать рабочие процессы сотрудников HR, а также позволяет новым сотрудникам влиться в новую рабочую атмосферу с наименьшим уровнем стресса, так как для него уже заранее все подготовлено, и не нужно ждать несколько дней пока дадут доступы, и он может приступить полноценно к работе.